In den letzten beiden Artikeln haben wir uns mit der grundsätzlichen Herangehensweise beim Frühjahrsputz im Unternehmen sowie den „Low-Hanging-Fruits“ – also den schnell umsetzbaren Kosteneinsparungen – beschäftigt.
Heute geht es um ein Schlüsselthema, das über den nachhaltigen Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheidet: Produktivität. Sie ist entweder der Motor Ihres geschäftlichen Erfolgs oder eine enorme Verlustquelle.
Produktivitätsreserven nutzen
Ich bin überzeugt, dass in nahezu jedem Unternehmen versteckte Produktivitätsreserven schlummern. Häufig sind es stotternde Abläufe, sich wiederholende Fehler oder hartnäckige Qualitätsprobleme. Oft werden sie einfach hingenommen, weil man sich bereits daran gewöhnt hat, oder die Energie fehlt, sich damit im Detail zu beschäftigen. Dabei sind genau diese Schwachstellen die Stellschrauben, mit denen sich oft erstaunlich schnell große und vor allem nachhaltige Verbesserungen erzielen lassen.
Hier einige Beispiele für „Problemzonen“ – ohne Anspruch auf Vollständigkeit.
Ordnung
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viel Zeit Sie und Ihre Mitarbeitenden täglich mit der Suche nach Unterlagen, Materialien, Werkzeugen oder E-Mails verbringen?
Ordnung und Sauberkeit wurden für mich als Unternehmer zu einem zentralen Thema, wenn nicht sogar zum Lieblingsthema. Denn nicht nur die verlorene Zeit ist problematisch, sondern auch:
- Fehler, die durch mangelnde Ordnung entstehen,
- verlorengegangene Informationen und die daraus resultierenden Missverständnisse.
Sie mögen im Einzelnen und für sich betrachtet ein überschaubares Problem sein. In Summe aber kosten sie Zeit, Geld und Nerven.
Noch gravierender ist der Effekt auf den Vertrieb: Stellen Sie sich vor, wie begeistert Ihre Kunden sind, wenn die Verkaufsmitarbeiter mehr Zeit mit Suchen oder der Erfassung von Aufträgen verbringen als mit dem eigentlichen Beratungsgespräch. Die Folge? Verlorene Verkaufschancen.
Unpassende Abläufe
- Müssen Ihre Mitarbeitenden oft auf fehlende Materialien oder Informationen warten?
- Wird viel Zeit mit Kontrollaufgaben verschwendet?
- Verbringen Außendienstmitarbeiter zu viel Zeit mit der Erstellung von Berichten?
- Werden Abläufe immer wieder neu erfunden, statt klare Prozesse zu etablieren?
Wenn keine Routine in Abläufen besteht, kostet das wertvolle Zeit und führt zu ständigen Fehlerquellen. Meist sind es nicht einmal die eigentlichen Probleme, die teuer werden, sondern die Zeit und Energie, die für die Nacharbeit draufgehen. Einzelne Verzögerungen mögen nicht ins Gewicht fallen, aber in der Summe entsteht ein massiver Produktivitätsverlust.
Mangelnde Qualität
- Muss immer wieder nachgearbeitet werden?
- Nimmt die Bearbeitung von Reklamationen überhand?
- Bekommen Sie vermehrt negative Kundenbewertungen?
„First time right!“ – also von Anfang an fehlerfrei zu arbeiten – sollte das Ziel sein. Viele Unternehmen scheitern jedoch genau daran. Die Konsequenzen sind nicht nur höhere direkte Kosten, sondern auch ein Imageschaden, der sich auf Umsatz und Preise auswirkt.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein produzierendes Unternehmen stellte fest, dass die Arbeitsbelastung im Vertriebsinnendienst schleichend zunahm. Anfangs ließen sich die Mehrarbeiten mit Überstunden bewältigen, doch irgendwann reichte das nicht mehr aus. Der Ruf nach zusätzlichem Personal wurde laut.
Die Geschäftsführung entschied sich jedoch zunächst, die Abläufe genauer zu analysieren. Eine simple Rechnung zeigte: Die verfügbare Arbeitszeit der Mitarbeitenden sollte eigentlich ausreichen – wenn alle Vorgänge reibungslos liefen. Doch genau da lag das Problem: Fehler, Abweichungen und Nacharbeiten fraßen enorm viel Zeit.
Im ersten Schritt wurde eine einfache Strichliste geführt, um herauszufinden, wie viele Aufträge tatsächlich Nachbearbeitung erforderten. Das Ergebnis war überraschend: 96 % der Aufträge liefen fehlerfrei, aber die restlichen 4 % verursachten die gesamte Mehrarbeit!
Daraufhin wurden die Ursachen für diese Problemfälle systematisch erfasst und in einer Teambesprechung geclustert. Schnell wurde klar: Rund die Hälfte der Probleme lag an der Schnittstelle zu einem externen Dienstleister.
Nach einer konstruktiven Besprechung mit dem Dienstleister, in der gegenseitige Schuldzuweisungen zunächst überwunden werden mussten, konnten Informationslücken geschlossen und überflüssige Arbeitsschritte gestrichen werden. Bereits nach einem Monat waren mehr als 50 % der Probleme gelöst. Nach zwei Monaten traten fast keine Fehler mehr auf – die Quote der fehlerfreien Aufträge stieg auf 98 % und Überstunden wurden drastisch reduziert. Und das Beste: Die positive Erfahrung motivierte die Mitarbeitenden, auch die restlichen Abläufe zu optimieren. Ein halbes Jahr später lag die Quote der fehlerfreien Aufträge bei fast 99 %.
Das Fazit?
Es braucht weder teure Berater noch komplizierte Methoden – nur systematisches Beobachten, saubere und ehrliche Analysen und den gemeinsamen Willen zur Verbesserung.
Im nächsten Artikel geht es um Ihre Rolle als Führungskraft in solchen Optimierungsprozessen. Sie werden überrascht sein. Bleiben Sie dran!
Eine Frage der Robustheit
Wo in Ihrem Unternehmen gibt es Probleme in den Abläufen, Qualitätsthemen, Leerläufe etc.? Wo könnten Sie Ihre eigene Aufmerksamkeit und die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter hinlenken, um Verbesserungen zu erzielen?