Ich darf Ihnen hier die Pomodoro-Methode vorstellen. Pomodoro, so wie die Tomate. Diese Methode, benannt nach der Tomate, wurde nicht von Enrico Pomodoro entwickelt, aber dazu später. Es handelt sich dabei um eine Methode, wie Sie Ihre Arbeit und die dafür notwendige Arbeitszeit organisieren können. Was die Tomate damit zu tun hat, werden sie gleich erfahren.
Im Grunde geht die Pomodoro-Methode davon aus, dass wir Menschen uns bei bestimmten Tätigkeiten schwertun, die Anfangshürde zu überwinden. Wenn wir dann die Anfangshürde genommen haben, dann fällt es uns schwer, bei der Sache zu bleiben. Ablenkungen und Störungen werden gerne angenommen. Und so kommt es, dass wir sehr oft vor allem unangenehme Aufgaben vor uns herschieben. Das hat viele – vor allem unangenehme – Folgen:
- Nach einem anstrengenden Arbeitstag sind wir erschöpft, trotzdem wissen wir oft nicht mehr, was wir den ganzen Tag gemacht haben.
- Wir schieben Aufgaben vor uns her.
- Wir haben ein schlechtes Gewissen wegen unerledigter Aufgaben.
- Es fällt uns schwer abzuschalten.
Francesco Cirillo, der Mann, der diese Methode in den 80er Jahren entwickelt hat, hat unter eben diesem Problem gelitten. Bis er angefangen hat, bei der Erledigung seiner Aufgaben wie beim Essen eines Elefanten vorzugehen (Sie kennen das Bonmot: Wie isst man einen Elefanten? … In dem man ihn in kleine Stücke teilt!). Er hat die Aufgaben in kleine Stücke geteilt. Das war der erste Schritt. Um dann nicht anfällig für Ablenkungen zu sein, hat er sich nur sehr kurze Zeiteinheiten für die kleinen Stücke vorgenommen, nämlich 25 Minuten. In diesen 25 Minuten hat er sich nicht stören lassen. Kein Telefon, kein Mail, kein was auch immer. Ausschließlich das eine kleine Stück Arbeit. Jetzt kommt die Tomate ins Spiel:
Zur Kontrolle der Zeit hat er eine Küchenuhr in Tomatenform verwendet. Natürlich hätte er auch eine App oder ein elektronisches Tool verwenden können. Das manuelle Aufziehen der Küchenuhr symbolisierte aber für ihn den Entschluss, jetzt etwas zu machen. Das Ticken der Uhr spornte ihn an, bei der Sache zu bleiben, und das Klingeln am Ende hatte für ihn etwas Befriedigendes an sich. Nach 25 Minuten hatte er ein Stück seiner Arbeit vorangebracht und konnte ein To-do von seiner Liste streichen. Danach kam eine kurze Pause. Das wiederholte er 4x und machte dann eine etwas größere Pause.
Ich habe diese Methode für mich ausprobiert. Mit dem Prinzip konnte ich mich sehr gut anfreunden, allerdings war mir dieses Vorgehen im Alltag zu rigide. Außerdem gab es Aufgaben, bei denen ich eine gewisse „Anlaufzeit“ brauchte, um wirklich in Fluss zu kommen. Und da kommt der Südpol ins Spiel:
Ein Freund hat mir die Geschichte vom Rennen um den Südpol aus einer ganz speziellen Perspektive erzählt. Sie kennen das Rennen um den Südpol zwischen Amundsen und Scott. Die beiden hatten eine vollkommen unterschiedliche Herangehensweise zum Rennen. Scott nutzte gute Wetterlagen, um möglichst viele Kilometer zurückzulegen, und wartete schlechte Wetterlagen mit seiner Mannschaft im Zelt ab. Amundsen hingegen legte eine relativ überschaubare Anzahl an Kilometern fest, die er mit seinem Team täglich und unabhängig von der Wetterlage absolvieren wollte. Das hatte, wie zu erwarten war, sehr unterschiedliche Auswirkungen auf die körperliche und mentale Verfassung der Teams. Das Team um Scott absolvierte zwar an Tagen mit guter Wetterlage eine große Anzahl an Kilometern, war aber am Abend höchst erschöpft und ausgepowert. Waren sie mehrere Tage am Stück unterwegs, sind die Kräfte spürbar geschwunden und die Tagesleistung hat gelitten. An Schlechtwettertagen saß die Mannschaft frustriert in den Zelten herum.
Sie ahnen bereits, wie es im Unterschied dazu den Leuten rund um Amundsen gegangen ist. An Schönwettertagen erledigten sie ihr Pensum sehr schnell. Amundsen gab dem Drängen seiner Leute, doch mehr Kilometer zu „machen“, nicht nach. An Schlechtwettertagen dauerte die Absolvierung des täglichen Pensums deutlich länger, aber es wurde marschiert und die Etappe absolviert. Somit hatte das Team rund um Amundsen jeden Tag ein Erfolgserlebnis. Die Stimmung und die körperliche Verfassung blieben auf gutem Niveau erhalten und das Team gewann den Wettkampf am Ende souverän.
Abhängig von Arbeitsanfall, einzuhaltenden Deadlines, Terminen und Prioritäten beträgt die Dauer meiner Einheiten zwischen 20 und 50 Minuten. Ich kann Ihnen sagen, dass sich meine Produktivität mit dieser Herangehensweise massiv verbessert hat.
Wie Sie diese Prinzipien für sich anwenden können, probieren Sie am besten selbst aus und finden heraus, was für Sie passt.
Eine Frage der Robustheit:
Auf einer Skala von 0 … 10, wie schätzen Sie Ihre persönliche Produktivität ein?
0 … Die Deadline ist mein größter Motivator. Aufgaben erledige ich fast immer zum letzten möglichen Zeitpunkt, manchmal auch danach.
10 … Alles easy cheesy. Zeit und Arbeitsaufwand habe ich voll im Griff. Es fällt mir leicht, Termine und Zusagen einzuhalten.
Was können Sie ausprobieren, um Ihre Produktivität um einen ½ Punkt zu verbessern?